„Ich denke, die größten Schwierigkeiten des Projektes bestanden darin, Kommunikation und Koordination erfolgreich zu gestalten. (…) Beides so umzusetzen, dass jeder Beteiligte jederzeit in der Lage war, zu verstehen, wie das Projekt ablaufen sollte – Das war womöglich die allergrößte Herausforderung.“

Diese Aussage stammt von Owen Morris, dem für die Apollo 11-Mission verantwortlichen NASA-Chefingenieur der Mondlandefähre. Können Sie sich vorstellen, die Zusammenarbeit eines solch komplexen Projektes koordinieren zu müssen – ohne die heutigen technischen Voraussetzungen?

Nun, im Apollo-Projekt ist es gelungen, die Arbeit von über 400.000 Menschen zwischen 1961 und 1969 auf ein Ziel auszurichten und erfolgreich abzuschließen. Die Mission verlief erfolgreich und erfüllte die 1961 von US-Präsident John F. Kennedy erteilte Aufgabe an die Nation, noch vor Ende des Jahrzehnts einen Menschen zum Mond und wieder sicher zurück zur Erde zu bringen.

Und was hat die Mondlandung mit dem Follower-Projekt der Provinzial Nord (PN) und Westfälischen Provinzial (WPV) zu tun? Der gemeinsame Nenner lautet: Viele Idee, viele Köpfe, ein Ziel – und das flexibel gemanagt. Dieser scheinbar offensichtliche Punkt macht oftmals den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg aus. Das gilt für Projekte jeder Größenordnung.

Ein klares Ziel bietet vor allem Orientierung und Sinn für Entscheidungen und Handlungen. Es gibt dem Handeln eine Richtung vor. Ist das Ziel für alle Beteiligten deutlich formuliert und nachvollziehbar, lassen sich Probleme und Herausforderungen leichter identifizieren und das Erarbeiten und Erkennen von Lösungen wird erleichtert.

Ziel: Bis Mitte Januar sind die auf dem OEV Master basierenden Webseiten der PN und WPV zur Zufriedenheit aller Beteiligten live.

Der Countdown beginnt

Es ist der 6. Januar, 10:00 Uhr. Der 2-tägige Abnahme-Workshop unter Leitung der OEV mit Beteiligten der WPV und PN beginnt pünktlich in den Räumlichkeiten der OEV in Düsseldorf. Die Stimmung unter den Teilnehmern ist gespannt und konzentriert, schließlich geht in wenigen Tagen das PNW ÖV_digital Follower-Projekt mit der Liveschaltung der Internetauftritte der WPV und PN an den Start.

Im Workshop gibt es Gelegenheit für alle Seiten den aktuellen Stand, die überwundenen Hindernisse und letzten Optimierungen vor dem Launch am 14./15. Januar zu besprechen und abzustimmen. Damit kein Aspekt außer Acht gelassen wird, ist jedes Arbeitspaket ein fester Bestandteil der Agenda. Bis zu 11 Arbeitspakete sind im Verlauf des Projektes geschnürt worden:

1. AD- und Teamseiten/Vermittlerinformation

2. Betreuersuche

3. Content-Basisseiten Gesamtauftritt, IE8, Volltextsuche, 404, Datenschutz, Impressum, Anbieterkennung

4. Content-Bereich Privatkunden

   1. Content-Status (Siteimprove)

   2. Produktgeber UKV/URV

   3. Verteilerseite 15:25

   4. Produktgeber ÖRAG

   5. Service, Formulare

5. Bereinigung Restauftritt

6. Domains- Linkframework, Zertifikate

7. Entwicklung Integration Dritte

   1. WPV Live-Chat

   2. PN Newsletter

   3. MKMs

   4. PNW IT-Projekte

8. Konzeption und Design

9. Style-QS

10. Schulungs- und Testsite

11. Tracking

Als Vorgabe hatten die Verantwortlichen zu Beginn des Projektes sich darauf geeinigt, möglichst nah am OEV Master zu arbeiten. Also nur die wirklich erforderlichen Individualisierungen einfließen zu lassen. Gleichzeitig sollte berücksichtigt werden, dass…

• sich Auswirkungen durch parallele Digitalisierungsaktivitäten des PNW-Konzerns ergeben.

• bis Mitte Januar nur der Privatkundenauftritt migriert wird.

• auch Ende 2016 Sparkassenauslieferungen und Wetterportale im Altsystem verbleiben.

• gegebenenfalls Neuerungen für PN und WPV im HFK-Auftritt nachzuziehen sind.

• diese Livegänge Teil-Livegänge sind. Im Laufe des Jahres werden Funktionen noch nachgearbeitet und der Firmenbereich migriert.

Die Rolle der wenige Monate zuvor gelaunchten HFK-Webseite und der daraus gewonnenen Learnings war in diesem Projekt nicht zu unterschätzen. Die Erkenntnisse aus der Umsetzung des HFK-Projektes flossen wertschöpfend in den Relaunch der PN- und WPV-Seiten.

Wie genau diese Projekte zusammenhängen und warum es auch mal Sinn macht, einen Schritt zurück zu machen, bevor es zwei Schritte vorwärts geht, erklärt Christian Schöneich, Senior Business Consultant bei der OEV, der bereits gute Erfahrungen mit dem HFK-Followerprojekt sammeln konnte: „Da feierst Du, dass Du den sportlichen Hamburger Zeitplan geschafft hast. Dann siehst Du den noch anspruchsvolleren Zeitplan für West und Nord. Und dann sitzt Du gedanklich in einem aufgemotzten GTI am Start einer wilden Piste, hast keine Ahnung, ob der Wagen hält, ob’s gleich knallt … tja, und das ist ein guter Zeitpunkt, den Fuß von der Bremse zu nehmen.“

Digitalisierungsprojekte PNW

Die Livegänge beinhalten die Zulieferung mehrerer Digitalisierungsprojekte der PNW, wie beispielsweise die Möglichkeit, den Kunden einen Live-Chat, Moped-Abschluss oder die Möglichkeit zur Schadensmeldung anzubieten.

Die Themenfelder dieser PNW Digitalisierungsprojekte sind das Onlineportal – hierunter fallen die neuen Webseiten der HFK, WPV und PN, aber auch das Kundenportal oder Social-Media-Kampagnen -, die Abschlussmodule und digitale Kommunikation – hierunter fallen der Live-Chat mit Kunden, aber auch Collaboration Tools und interne Chat – sowie Data & Analytics, Prozessautomatisierung (z. B. Online Schadenmeldung), IT-Infrastruktur und Change und Fachthemen.

Außerdem sind komplexe Infrastrukturmaßnahmen vorgenommen worden, damit künftig zwei Auftritte unter www.provinzial.de laufen können. Zudem wurde die Backend-Anbindung an die PNW-IT grundlegend überarbeitet.

Best of PN & WPV Relaunch

Hier fällt die Auswahl besonders schwer. Sicher ist es hilfreich einen Projektplan zu haben, der auf den Erfahrungen vorheriger, vergleichbarer Projekte basiert. Aber wie sagte Mike Tyson? „Everyone has a plan ‚till they get punched in the mouth”.

Soweit ist es glücklicherweise nicht gekommen. Das lag unter anderem auch daran, dass es keinen fixierten und detaillierten Projektplan gab – sondern außer groben Eckdaten mit einer immer für die nächsten 4-6 Wochen konkretisierten Planung gearbeitet wurde.

Neben den größten gemeinsamen Herausforderungen für den Livegang, wie die Umsetzung der Bestandteile Moped-Abschluss, Online-Schadenmeldung und Live-Chat sind auch noch einige der Voraussetzungen zu nennen, die dazu beigetragen haben, das Ziel zu erreichen:

• Bereitschaft auf allen Seiten, eine Vision zu haben, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren – aber auch pragmatisch an den Herausforderungen zu arbeiten und sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren

• Gemeinsame Workshops zur Umsetzung und Abnahme

• Toolgestützte Transparenz über Aufgaben und Abnahmen

• Der Einsatz von Siteimprove. Mit diesem Tool trägt die OEV-Redaktion zur Qualitätssicherung und Optimierung der Webseiten bei.

• Vorbereitung 8 Wochen vor Livegang mit sehr detailliertem Aufgabenmanagement

• Überwachung der Auftritte vor und nach Launch mit eigenem Monitoring und Splunk-Dashboard (Logfile-Analyse)

Dann war da noch…

Als ein Ableger des Projektes kristallisierte sich insbesondere die Entwicklung einer Schulungs- und Testseite heraus, die aktuell noch in der finalen Umsetzung befindlich ist. Im Auftrag der WPV und PN hat die OEV eine Seite aufgesetzt, auf der Mitarbeiter der PNW für die redaktionelle und konzeptionelle Arbeit in den Auftritten geschult werden können.

Dort können dann…

• Tests ohne Beeinträchtigung der Markenauftritte durchgeführt werden.

• Features aus ÖV_digital dargestellt werden.

• Möglichkeiten der Master-Widgets besser verstanden werden. Denn die Seite bietet:

  • Widget-Übersicht (Einzel-Widgets, Widget-Gruppen und Zusammenspiel Widgets)

  • Wichtigste Seiten im Überblick (Beispiel für typischen Aufbau einer Start-, Produktseite etc.)

  • Widgets mal anders (z. B. Team-Teaser zur Darstellung von Produktdetails/-vorteilen)

  • Schulungsbereiche

„Houston, hier ist der Stützpunkt Tranquility Base. Der Adler ist gelandet!“

Mit diesem Satz bestätigte Neil Armstrong die erfolgreiche Landung der Apollo 11 auf dem Mond. Ganz so kryptisch ist das erste Feedback auf den erfolgreichen Livegang der beiden Portale glücklicherweise nicht: “Ich danke im Namen des Programm-Managements allen Beteiligten für den engagierten Einsatz und die Begeisterung für das Thema, die wir in den letzten Monaten erleben durften”, sagte Peter Börsch, Hauptabteilungsleiter Marketing WPV.

Auf der Jahresauftakttagung der WPV-Geschäftsstellen gab es viel Applaus und Zuspruch dafür, dass mit der zielorientierten und professionellen Umsetzung des Relaunches ein wichtiger Meilenstein der PNW-Digitalisierungsstrategie mit Bravour gemeistert wurde.

(01/2016)